Polityka prywatności
Klauzula informacyjna
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO), informujemy, że Administratorem danych osobowych przekazywanych poprzez serwis czasopisma „Ordines Militares Colloquia Torunensia Historica. Yearbook for the Study of the Military Orders” w systemie APCz przez Użytkowników, tj. Autorów, Recenzentów oraz Czytelników, jest Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu z siedzibą w Toruniu, adres: J. Gagarina 11, 87-100 Toruń. W sprawach przetwarzania danych przez UMK, prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych UMK: jrutkowski@umk.pl. Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, właściwego w zakresie ochrony danych osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. Zgodnie z Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przetwarzanie danych osobowych Autorów, Recenzentów oraz Czytelników może odbywać się na podstawie zgody tychże. Samodzielne założenie konta Użytkownika w systemie APCz lub wyrażona przez daną osobę drogą mailową na adres Redakcji, redaktora naczelnego, redaktora pomocniczego bądź asystenta Redakcji prośba o założenie konta Użytkownika o określonym profilu (autorskie, recenzenckie, czytelnicze) dla tejże osoby, wiąże się z wyrażeniem zgody na przetwarzanie podawanych przez system APCz lub drogą mailową danych osobowych, w zakresie niezbędnym do prawidłowego utworzenia konta, tj. imienia, nazwiska, adresu mailowego.
3. Proces wydawniczy w czasopiśmie przebiega przy wykorzystaniu systemu APCz. Założenie konta Użytkownika jest w przypadku Autorów niezbędne do procedowania ich zgłoszeń, których zamierzeniem jest wydanie artykułu lub innego materiału na łamach czasopisma. W przypadku Recenzentów założenie konta w APCz jest niezbędne do przeprowadzania z ich udziałem procesu recenzyjnego.
4. Do danych przesłanych przez Autorów, Recenzentów oraz Czytelników poprzez system APCz mają dostęp Redaktorzy czasopisma, jak również Moderatorzy oraz Administratorzy APCz.
5. Dane przesyłane poprzez system APCz przez Autorów są rozpowszechnianie są tylko z powiązanymi artykułami naukowymi. Z uwagi na zasadę anonimowości procesu recenzyjnego przyjętą w czasopiśmie, artykuły i materiały podlegają recenzjom po usunięciu z nich danych osobowych.
6. I. Dane przesyłane przez Autorów poprzez system APCz bądź drogą mailową do członków Redakcji, a następnie przez członków Redakcji deponowane w systemie APCz, są przetwarzane w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) przez Zespół redakcyjny czasopisma, osoby współpracujące z czasopismem na podstawie umów cywilnoprawnych (tłumacze, korektorzy językowi, edytorzy) zaangażowane w przygotowanie artykułów i materiałów do publikacji, oraz pracowników Wydawnictwa UMK. Zakres przetwarzania danych przez te osoby obejmuje proces wydawniczy, który obejmuje w szczególności, lecz nie wyłącznie:
- kontakt z Autorami,
- przeprowadzanie procesu recenzyjnego,
- przeprowadzanie edycji, składu, łamania, druku tekstów,
- publikowanie, tj. wydawanie artykułów i materiałów na łamach czasopisma w formie drukowanej oraz cyfrowej zgodnie z umową licencyjną,
- rozpowszechnianie publikowanych treści zgodnie z umową licencyjną,
- rejestrowanie DOI dla artykułów,
II. Dane osobowe Autorów wprowadzane do systemu APCz są przetwarzane i przekazywane podmiotom trzecim przez Zespół redakcyjny czasopisma w związku z realizacją obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), co obejmuje w szczególności, lecz nie wyłącznie:
- realizację obowiązku określonego w przepisach prawa odnośnie zamówień publicznych,
- obowiązku dotyczącego m.in. składania ankiety ewaluacyjnej w ocenie przeprowadzanej przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
- jak również innych obowiązków, które mogą wyniknąć na podstawie wprowadzanych przepisów.
III. Dane osobowe Autorów są przetwarzane i mogą być powierzane i udostępniane podmiotom zewnętrznym przez Zespół redakcyjny czasopisma w zakresie niezbędnym do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w rozumieniu wykonywania czynności związanych z realizacją misji i strategii czasopisma Ordines Militares Colloquia Torunensia Historica. Yearbook for the Study of the Military Orders, w szczególności, lecz nie wyłącznie, obejmujących:
- raportowanie w celach analitycznych lub statystycznych, wynikające z prawnie uzasadnionego interesu czasopisma,
- partycypowanie w bazach indeksowych i abstraktowych, wyszczególnionych w zakładce Bazy indeksowe i abstraktowe, których obsługą zajmują się podmioty zewnętrzne. Odbiorcami danych osobowych Autorów mogą być tylko podmioty uprawnione do odbioru danych, w tym państwa trzecie, w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
- rozpowszechnianie informacji o publikowanych treściach, np. poprzez wysyłanie newsletterów, informowanie na platformach społecznościowych o wydaniu nowego numeru,
- rozpowszechnianie publikowanych treści z podaniem ich autorstwa zgodnie z umową licencyjną.
IV. Dane osobowe Autorów są przetwarzane i mogą być powierzane i udostępniane podmiotom zewnętrznym przez Zespół redakcyjny czasopisma celem ochrony żywotnych interesów osoby, której dotyczą dane (art. 6 ust. 1 lit. d) RODO, w rozumieniu wdrażania dobrych praktyk wydawniczych, w szczególności, lecz nie wyłącznie, obejmujących ujawnianie nazwisk wszystkich Autorów bądź innych osób zaangażowanych w powstanie tekstów, oraz ich ewentualnych źródeł finansowania, jeśli takowe deklarują.
V. Dane osobowe Autorów są przetwarzane i mogą być powierzane i udostępniane podmiotom zewnętrznym przez Zespół redakcyjny czasopisma jeśli wymaga tego interes publiczny, co obejmuje w szczególności zgłaszanie potwierdzonych przypadków nadużyć prawa autorskiego lub prawa własności intelektualnej odpowiednim organom i urzędom.
7. Dane przesyłane przez Recenzentów są przetwarzane przez Zespół redakcyjny czasopisma w celu i zakresie przeprowadzenia procesu recenzyjnego. Dane Recenzentów - imiona, nazwiska oraz afiliacje - są publikowane w każdym numerze czasopisma przy zachowaniu zasady anonimowości procesu recenzji, a więc bez przyporządkowania nazwisk Recenzentów do tekstów, które recenzowali.
8. Dane osobowe Autorów i Recenzentów, tj. imię i nazwisko, afiliacja naukowa, adres zatrudnienia, służbowy adres poczty elektronicznej są udostępniane publicznie na naszej stronie internetowej oraz w wydaniach papierowych naszych czasopism. Dane te nie są udostępniane ani przekazywane podmiotom zewnętrznym w sposób odbiegający formą, zakresem i celem od wyżej wskazanych.
9. Dane osobowe Czytelników są przetwarzane wyłącznie przez Administratorów APCz, Moderatorów oraz Redaktorów czasopisma. Zakładając konto Czytelnika w profilu czasopisma, Czytelnik może wyrazić zgodę na otrzymywanie powiadomień dotyczących czasopisma drogą mailową.
10. Zgromadzone dane są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych powyżej, nie krócej niż przez okres istnienia czasopisma.
11. Użytkownikom przysługuje prawo do:
- dostępu do treści danych (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
- przenoszenia danych (art. 20 RODO).
12. Przetwarzane dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
13. Podanie przez Użytkownika danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne do skutecznego funkcjonowania w systemie APCz. W przypadku Autorów, jest niezbędne do realizacji umowy licencyjnej z Wydawcą. W przypadku Recenzentów, jest niezbędne do przeprowadzenia z ich udziałem procesu recenzyjnego. W przypadku Czytelników, jest niezbędne do otrzymywania powiadomień. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych, usunięcie danych, czy ograniczenie przetwarzania uniemożliwi wykonywanie czynności, o których mowa w p. 6, 7, 8, 9.
