Funkcje aktotwórców na przykładzie archiwów państwowych. Rozważania wstępne

Abstrakt

Przedstawienie przez Międzynarodową Radę Archiwów projektu nowego modelu opisu archiwalnego „Records in Contexts” sprawiło, że autorzy poszukują możliwości zastosowania tego modelu w polskim systemu informacji archiwalnej. Zwracają uwagę na brak w Polsce opracowań czy tezaurusa zawierającego usystematyzowane funkcje pełnione przez różne podmioty działające we wszelkich obszarach. Odwołują się do nielicznych przykładów z innych państw, w tym tezaurusa funkcji The Australian Governments' Interactive Functions Thesaurus, który był jedną z podstaw przygotowania Międzynarodowego standardu opisu funkcji ISDF i systemu Access to Memory AtoM, oraz późniejszego poradnika z Brytyjskiej Wspólnoty Narodów Strategies for Documenting Government Business: the DIRKS Manual. Następnie wskazują osiem określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach podstawowych obszarów działalności archiwów państwowych, tzn. kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego, gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej. Wstępnej częściowej analizie poddane zostały niektóre przepisy i dokumenty sporządzane w archiwach, tzn. jednolity rzeczowy wykaz akt (jrwa), wzór sprawozdania z działalności archiwum państwowego oraz Strategia Archiwów Państwowych na lata 2010–2020, jako źródła mogące dostarczyć informacji przy tworzeniu polskiego słownika funkcji, przynajmniej w zakresie działalności archiwów państwowych. Jako model teoretyczny, który można przy tych pracach wykorzystać, wskazany został Tezaurus archiwistyki, autorstwa Stanisława Nawrockiego. Opracowanie kończą pytania o możliwość zastosowania w Polsce podejścia do systemu informacji opartego na analizie funkcji i dokumentacji wytwarzanej w trakcie ich wykonywania, które są zachętą do podjęcia dyskusji nad kształtem systemu informacji o zasobie.