Archiwum Dokumentów Elektronicznych – koncepcja z 2015 r.

Katarzyna Pepłowska

DOI: http://dx.doi.org/10.12775/AKZ.2018.010

Abstrakt


Nie ulega wątpliwości, że dokumentacja elektroniczna jest coraz szerzej wykorzystywana w działalności jednostek organizacyjnych, a informatyzacja administracji już od 2005 r. dostarcza coraz więcej narzędzi umożliwiających komunikację elektroniczną. Osiągnięcie gotowości do przejmowania dokumentacji elektronicznej oraz jej późniejszego zarządzania w archiwum wieczystym jest wyzwaniem nie tylko dla władz archiwalnych, ale również dla archiwów państwowych i aktotwórców, którzy zgodnie z przepisami prawa, po upływie 10 lat od jej wytworzenia muszą ją przekazać do właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Dlatego problem zarządzania dokumentacją elektroniczną w archiwach państwowych jest jednym z pilniejszych do rozwiązania. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie problematyki zarządzania dokumentacją elektroniczną dokonującą się za pomocą narzędzia, jakim jest system teleinformatyczny. W Polsce, na potrzeby jej zarządzania już w 2006 r. zdecydowano się zbudować prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, który docelowo miał być wdrożony w 2018 r. Rozważania podjęte na łamach niniejszego artykułu odnoszą się do koncepcji jego budowy zaprezentowanej w 2015 r. System ADE docelowo ma zarządzać, czyli gromadzić, przechowywać, opracowywać oraz udostępniać elektroniczne materiały archiwalne. W tym kontekście dokonano jego analizy, ze szczególnym uwzględnieniem procesu przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwum państwowego. W tekście zaprezentowano aktualny stan prawny, stan badań oraz przemyślenia własne autora, które na tle badań naukowych nad archiwami cyfrowymi na świecie pozwalają wskazać na te elementy jego budowy, które w ocenie autora wymagają szczególnego zaangażowania specjalistów na etapie jego projektowania.


Słowa kluczowe


Archiwum Dokumentów Elektronicznych, ADE, system teleinformatyczny, zarządzanie dokumentacją elektroniczną w archiwum, koncepcja systemu ADE, architektura systemu ADE, archiwum cyfrowe, publiczna prezentacja systemu ADE, prototyp systemu ADE

Pełny tekst:

PDF

Bibliografia


Ustawa z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz.U. 2018, poz. 217, tekst jedn., z późn. zm.

Ustawa z 6.09.2001 o dostępie do informacji publicznej Dz.U. 2001, nr 112, poz. 1198, z późn. zm.

Ustawa z 18.09.2001o podpisie elektronicznym. Dz.U. 2001, nr 130, poz. 1450, z późn. zm.

Ustawa z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Dz.U. 2014, poz. 1114, tekst jedn., z późn. zm.

Ustawa z 5.09.2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Dz.U. 2016, poz. 1579, z późn. zm.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30.10.2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1518.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2.11.2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych. Dz.U. 2006, nr 206, poz. 1519.

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 6.02.2008 w sprawie zmiany nazwy i zakresu działania Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie. Dz.U. 2008, nr 29, poz. 167.

Rozporządzenie Rady Ministrów z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjnych, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Dz.U. 2012, poz. 526, z późn. zm.

Statut Narodowego Archiwum Cyfrowego – Tekst jednolity statutu Narodowego Archiwum Cyfrowego nadanego decyzją Nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 17.02.2015, zmienionego decyzją Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1.06.2015 oraz decyzją Nr 27 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2.09.2016 oraz decyzją 43 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 18.01.2017. Dostęp 12.06.2018. https://www.bip.ap.gov.pl/plik.php?id=57234&wer=1.

Centrum Projektów Polska Cyfrowa. „Zakończenie oceny projektów zgłoszonych w ramach konkursu nr POPC.02.01.00-IP.01-00-001/15 ogłoszonego dla działania 2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych.” Opublikowano 16.10.2015. https://cppc.gov.pl/zakonczenie-oceny-projektow-zgloszonych-w-ramach-konkursu-nr-popc-02-01-00-ip-01-00-00115-ogloszonego-dla-dzialania-2-1-wysoka-dostepnosc-i-jakosc-e-uslug-publicznych/.

Czerniak, Sebastian, Jarosław Orszulak., Dokument elektroniczny: przewodnik i katalog dobrych praktyk. Warszawa: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, 2017. https://www.archiwa.gov.pl/files/dokument_elektroniczny_-_przewodnik_i_katalog_dobrych_praktyk.pdf.

Martysz, Czesław, Grażyna Szpor, Kajetan Wojsyk. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne: komentarz. Warszawa: Wolters Kluwer, 2015.

Micorsoft. „What Is VPN?”. Opublikowano 7.03.2012. https://technet.microsoft.com/pl-pl/library/cc731954%28v=ws.10%29.aspx.

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. „Discussion Paper for EAG by DLM Forum Foundation, Bratislava, 28-29, November 2016.” Dostęp 4.04.2017. https://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/odbor%20archivov/eag/Discussion%20Paper%20for%20EAG%20by%20DLM%20Forum%20Foundation_Zoltan_Szatucsek.pdf.

Monarcha-Matlak, Aleksandra. Obowiązki administracji w komunikacji elektronicznej. Warszawa: Wolters Kluwer Polska, 2008.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. „Archiwum Dokumentów Elektronicznych: publiczna prezentacja projektu, Warszawa, 8 kwietnia 2015 r.” Dostęp 10.06.2018. https://www.archiwa.gov.pl/files/prez.pdf.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. „Opracowanie projektu logicznego Archiwum Dokumentów Elektronicznych oraz usługi w zakresie nadzoru nad wykonaniem systemu teleinformatycznego według projektu logicznego wraz z ewentualnymi zmianami w projekcie.” Opublikowano 31.12.2015. http://bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4291&idmp=1683&r=o.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. „Protokół z publicznej prezentacji założeń projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych przeprowadzonej w dniu 8 kwietnia 2015 r.,” Opublikowano 23.04.2015. http://bip.ap.gov.pl/podglad.php?iddok=18395&r=o&idmp=1160.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. „Sprawozdanie z działalności archiwów państwowych, zestawienie sumaryczne.” Dostęp 11.06.2018. https://www.archiwa.gov.pl/files/KN-1_2017.PDF.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. „Studium Wykonalności projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych”, wersja dokumentu: 1.1, Kraków, 13 października 2014.” Dostęp 09.06.2018. http://bip.ap.gov.pl/plik.php?id=5037.

Pepłowska, Katarzyna. „Archiwa cyfrowe – przyszłość czy teraźniejszość? Przegląd wybranych archiwów cyfrowych na świecie.” W Kształcenie infobrokerów i archiwistów cyfrowych, red. Dorota Drzewicka, Bartosz Drzewiecki, 41–56. Kraków: Wydawnictwo Antykwa, 2016.

Pepłowska, Katarzyna. Archiwa cyfrowe w wybranych krajach europejskich, USA i Australii. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2017.

Roman, Wanda Krystyna. Współczesna kultura dokumentacyjna. Toruń: Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, 2013.

Staszewska, Hanna, Wojciech Woźniak. „Dokumentacja elektroniczna w archiwach państwowych – wyniki ankiety przeprowadzonej w maju 2015 r.”, Archiwa – Kancelarie – Zbiory 6(8) (2015): 153–191. http://dx.doi.org/10.12775/AKZ.2015.005.

Woźniak, Wojciech. „Dokument elektroniczny w podmiocie publicznym: definicja, zasady postępowania, długotrwałe przechowywanie.” Archeion 111 (2009/2010): 37–52.

Woźniak, Wojciech. „Dokumentacja elektroniczna jako część spuścizny – podstawowe problemy.” W Archiwa, biblioteki, muzea wobec nowych wyzwań w dobie digitalizacji: materiały z konferencji zorganizowanej przez Archiwum Nauki PAN i PAU oraz Komisję Historii Nauk PAU, 3 grudnia 2010 r., red. Tomasz Filip, 11–31. Kraków: Polska Akademia Umiejętności, 2011.

Woźniak, Wojciech. „Zadania Narodowego Archiwum Cyfrowego w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów elektronicznych.” W Wkład archiwistów warszawskich w rozwój archiwistyki polskiej: zbiór studiów poświęconych warszawskiemu środowisku archiwalnemu, red. Alicja Kuleckiej, 463–474. Warszawa: Wydawnictwa Uniwersytetu Warszawskiego, 2012.

Woźniak, Wojciech. „Misja Narodowego Archiwum Cyfrowego – spojrzenie w przeszłość.” Archeion 113 (2012): 87–100.


Refbacks

  • There are currently no refbacks.


ISSN print  1895-9075
ISSN online 2544-5685

Partnerzy platformy czasopism